Grâce aux outils de Business Intelligence développés par Microsoft, les entreprises peuvent désormais analyser et visualiser des données provenant de diverses sources, puis les transformer en informations utiles (insights). Des outils tels que Power BI permettent de créer des tableaux de bord personnalisés utilisables par tous les employés (même sans connaissances techniques) depuis n’importe quel support. Découvrez ici comment créer un rapport avec Power Bi.
Power BI : outil de création de rapports
Power Bi est un outil visuel de Microsoft pour créer des rapports d’activité et les partager en toute sécurité avec les employés. Il se décline en plusieurs éléments :
– Bureau Power BI ; – Serveur de rapports Power BI ; – Demande de puissance ; -Applications mobiles Power BI ; – soit une passerelle Power BI, etc.
Si n’importe qui peut utiliser les données d’un rapport et d’un tableau de bord créés avec Power Bi, des connaissances techniques minimales sont requises pour créer lesdits rapports ou tableaux de bord. Des formations sur Power BI, destinées principalement aux analystes et contrôleurs de gestion, sont disponibles sur Internet. De nombreux sites proposent des formations à distance en Business Intelligence. Ils permettent d’apprendre Power BI de A à Z, niveau par niveau.
Créer un rapport dans Power Bi étape par étape
Pour créer un rapport, vous devez d’abord installer l’application Power BI (Power BI Desktop si vous utilisez un ordinateur) et disposer d’une source de données à importer. La source de données la plus utilisée est Excel.
Importer la source de données
La première étape consiste à ouvrir l’application Power BI et à importer votre source de données en cliquant sur « Obtenir les données ». Plusieurs tables seront disponibles au choix lorsque vous sélectionnerez votre source de données. Sélectionnez ceux qui vous intéressent pour le rapport et cliquez sur « télécharger ».
Parfois, Power BI modifie légèrement les données lors de l’importation. Si vous remarquez cela, cliquez sur « transformer les données » pour apporter les modifications nécessaires. Après avoir chargé les tables, allez dans le menu « modèle » pour examiner les champs et les jointures détectés. N’oubliez pas d’ajouter les jointures détectées si nécessaire.
Vérifier l’exactitude des données importées
La prochaine étape après l’importation des données est leur validation. Mais vous devrez peut-être d’abord faire quelques ajustements et modifications. Cela est possible dans l’éditeur Power Query. Cliquez simplement sur « Modifier les requêtes » au-dessus de la page. Après avoir apporté vos modifications, enregistrez et fermez l’éditeur Power Query.
D’autres étapes, telles que la duplication ou la fusion de requêtes, la création de connexions, etc., peuvent être effectuées dans Power Query Editor. Il est utilisé pour certains formatages de données.
Créer un rapport
La bonne création commence maintenant. Cochez les champs à analyser, puis sélectionnez une ou plusieurs visualisations. Cliquez ensuite sur « Rapport », sélectionnez une visualisation et insérez des données. La visualisation montre le résultat. Vous recevrez un rapport avec les résultats.
Votre rapport est créé, personnalisez-le, pimentez-le en utilisant la barre d’outils ou les champs ou onglets de mise en forme pour :
– Ajouter un titre ; – mettre le filtre sur le champ ; – changer la couleur de fond ; – soit modifier les limites etc.
Si vous avez suivi les différentes étapes mentionnées, vous venez de terminer la création d’un rapport avec Power Bi. Enregistrez-le et publiez-le en cliquant sur « Fichier » puis sur « publier » pour le rendre disponible. Pour trouver votre rapport en ligne, connectez-vous à Power BI.
Formation Power BI : donnez une nouvelle dimension à vos rapports
Travailler avec Power BI, c’est un peu comme manier un couteau suisse : l’outil sait tout faire, à condition de bien savoir l’utiliser. Vous avez peut-être déjà structuré un rapport percutant, joué avec les visuels dynamiques ou organisé vos données dans des tableaux parfaitement lisibles. Cela représente certes un bon départ, mais pour tirer pleinement parti des capacités de cette solution numérique, un cap mérite d’être franchi. En découvrant comment prendre en main Power BI avec une formation, vous transformez un usage ponctuel en véritable compétence métier.
L’enjeu ne se limite pas à enrichir un rapport avec deux ou trois indicateurs supplémentaires. Il s’agit de penser en modèle de données, d’automatiser la mise à jour de vos sources ou encore d’orchestrer vos dashboards pour qu’ils parlent d’eux-mêmes. Bref, de passer d’un usage décoratif à une maîtrise fonctionnelle de l’outil. Les entreprises attendent aujourd’hui de leurs analystes qu’ils ne se contentent plus de visualiser les données, mais qu’ils sachent en extraire des leviers de décision immédiats. Or, cette capacité s’apprend.
Pas besoin de retourner sur les bancs de l’école pour autant. Une formation adaptée permet de décoder les logiques de Power BI, de comprendre ses subtilités et d’acquérir les bons réflexes. De plus, elle offre un cadre structuré pour progresser rapidement, sans perdre de temps à tâtonner dans les menus ou à chercher comment croiser deux tables.
S’il est tout à fait possible de continuer à explorer seul, si l’objectif est d’élever la qualité de vos rapports et de gagner en efficacité au quotidien, l’option d’une formation ciblée devient rapidement incontournable. En effet, derrière chaque visualisation réussie se cache une logique bien rodée. Cette logique, vous l’intégrerez plus facilement avec un accompagnement pensé pour répondre à vos enjeux concrets.