Comment Réaliser un Diagramme des Flux ? (+ Quel Outil Choisir ?)

Qu’est-ce qu’un organigramme ? À quoi ça sert ? qui l’utilise ? Et surtout, comment est-il fabriqué ?Vous trouverez toutes les réponses à vos questions dans cet article. De plus, si vous avez des questions, nous avons intégré une FAQ à la fin de l’article. 

Qu’est-ce qu’un diagramme des flux ?

Un organigramme, également appelé organigramme de processus, est un outil graphique utilisé pour représenter visuellement les étapes d’un processus ou d’un système. Il permet la séquence des activités, la circulation des informations et des matériaux, les décisions prises et la présentation des acteurs impliqués.

Les organigrammes sont constitués de symboles graphiques qui représentent diverses actions, décisions, entrées/sorties et connexions entre les étapes. Ces symboles sont reliés par des flèches qui indiquent le sens d’écoulement. L’objectif principal des organigrammes est de fournir une représentation claire et compréhensible d’un processus afin de mieux comprendre le comportement du système, d’identifier les problèmes potentiels, de trouver des moyens d’optimiser les opérations et de faciliter la communication entre les parties prenantes. 

Principaux éléments d’un organigramme

Les organigrammes utilisent des symboles et des connexions pour représenter les différents composants d’un processus. Dans cette partie, vous pouvez trouver des éléments importants que l’on trouve couramment dans les organigrammes.

1. Symboles

Les icônes sont des formes graphiques qui représentent différentes étapes, actions ou décisions dans un processus. Les symboles les plus couramment utilisés dans les organigrammes sont :

Rectangle ou boîte : Représente une étape ou une activité dans un processus Losange : Représente une décision ou un point de contrôle pour lequel une condition doit être évaluée. Cercle ou Ellipse : Représente le début ou la fin d’un processus. 

Flèches : indiquent le sens du flux entre les symboles et représentent les transitions ou les connexions entre les étapes. 

2. Les flux

Les flux sont des liens qui relient différents symboles dans un organigramme. Ils indiquent l’ordre des étapes et des actions dans le processus.

Les flux sont représentés par des flèches et peuvent être unidirectionnels ou bidirectionnels.

3. Entrées et sorties

Les entrées et les sorties représentent des informations ou des matériaux qui entrent ou sortent d’un processus. Ceux-ci peuvent être représentés par des flèches ou des symboles spécifiques pour indiquer le flux de données ou de matériel. 

4. Précautions

Les annotations sont des informations supplémentaires ajoutées aux diagrammes pour fournir des explications ou des détails sur des étapes ou des actions spécifiques.

Ce sont des descriptions, des schémas, des règles ou des informations importantes pour une compréhension plus approfondie du processus.

5. Connexions et transitions

Les connexions et les transitions dans un organigramme représentent des connexions entre différentes étapes ou actions, montrent comment un processus fonctionne et vous permettent de suivre le flux logique des activités.

Utilisation des diagrammes de flux de processus : qui ? et si ? comment ? 

Les diagrammes de flux de processus sont des outils polyvalents qui peuvent être utilisés par différentes parties dans différentes situations. Il est donc difficile de donner des réponses uniformes aux questions « qui », « quand » et « comment ». Voici six situations où les organigrammes peuvent aider.

Amélioration des processus d’affaires

Les entreprises utilisent souvent des diagrammes de flux de processus pour analyser et améliorer leurs processus métier. Cela permet d’identifier les étapes inutiles, les redondances, les goulots d’étranglement et les inefficacités. Avec une compréhension claire du flux de processus, vous pouvez résoudre les problèmes et prendre des mesures d’optimisation pour améliorer l’efficacité globale. 

Identifier les goulots d’étranglement et les inefficacités 

Les organigrammes de processus vous aident à identifier les étapes et les domaines dans lesquels des retards, des erreurs et des inefficacités se produisent en visualisant le flux d’activités et d’informations. Cela permet de concentrer les efforts d’amélioration et de résoudre les problèmes spécifiques qui ont un impact sur les performances globales des processus. 

Communication et collaboration entre les départements

Les organigrammes facilitent la communication et la collaboration entre les différentes parties impliquées dans le processus. Il fournit une représentation visuelle claire et compréhensible de vos flux de travail et permet à votre équipe de résoudre les problèmes, de prendre des décisions et d’optimiser les processus ensemble. 

Documentation de formation et de processus

Ces diagrammes sont des outils précieux pour la formation des employés et la documentation des processus. Ces diagrammes aident les nouvelles recrues à comprendre rapidement les étapes du processus et les responsabilités de toutes les personnes impliquées, servent de référence pour la documentation du processus et favorisent la normalisation et le contrôle de la qualité. 

Audit et conformité

Les diagrammes de flux de processus peuvent être utilisés dans le cadre d’audits et de contrôles de conformité pour évaluer si un processus est conforme aux réglementations, aux normes de l’industrie ou aux directives internes. En identifiant les écarts entre les processus réels et souhaités, les organisations peuvent prendre des mesures correctives et assurer la conformité. 

Automatisation des processus

Lors de la configuration de l’automatisation des processus, utilisez des organigrammes pour analyser les étapes manuelles et les opportunités d’automatisation. Comprendre comment les systèmes informatiques et les flux de données peuvent être intégrés pour améliorer l’efficacité et la productivité.

Comment créer un organigramme ? 

Étape 1 : Identifiez le processus que vous souhaitez représenter

Avant de commencer à créer votre organigramme, il est important d’identifier et de définir le processus que vous souhaitez représenter. Cela indique clairement ce que vous voulez modéliser et garantit la pertinence et la validité du diagramme.

Pour le faire, suivez ces étapes:

Définissez la portée du processus : identifiez les limites du processus que vous souhaitez modéliser. Quelles activités et actions sont incluses dans le processus et lesquelles en sont exclues ? 

Identifiez les étapes clés : identifiez les étapes clés du processus qui doivent être suivies pour terminer le processus. 

Détermination des entrées et des sorties : identifiez les entrées. H. Informations ou ressources nécessaires pour lancer les processus et les résultats d. H. Le résultat ou le produit est obtenu à la fin du processus. 

Identifier les parties prenantes impliquées : Identifiez les différentes parties prenantes impliquées dans le processus. Il peut s’agir de personnes, de services, d’unités externes, etc. Il identifie également les interactions et les relations entre les parties. En effet, cela affecte la représentation du flux dans le diagramme. 

Étape 2 : Recueillir des informations

Une fois que vous avez identifié et défini le processus que vous souhaitez représenter, l’étape suivante consiste à rassembler toutes les informations dont vous avez besoin pour le modéliser de manière précise et complète.

Les informations pouvant être recueillies incluent la documentation existante sur le sujet, les chiffres, les informations des parties prenantes, les observations faites sur le terrain, la législation, etc.

Étape 3 : Choisissez l’icône appropriée

Les symboles utilisés dans les organigrammes sont importants pour montrer de manière claire et concise les différentes étapes, décisions et processus. Choisissez les symboles appropriés en fonction des conventions généralement acceptées. En général, je préfère utiliser des rectangles pour représenter les phases, des losanges pour représenter les décisions, des flèches pour représenter les opérations et des cercles pour représenter le début et la fin d’un processus. 

Étape 4 : dessinez un organigramme

Une fois que vous avez identifié les étapes clés et sélectionné les symboles appropriés, créez votre organigramme. 

 Il est recommandé d’utiliser un logiciel de modélisation de processus ou un outil de dessin pour dessiner des symboles et les relier par des flèches pour indiquer une séquence d’actions.

Gardez les éléments dans un ordre logique et bien organisés pour une compréhension facile.

Mais alors quel outil choisir ?

Outils que vous pouvez utiliser pour créer des graphiques

Il existe de nombreux logiciels qui peuvent vous aider à créer des graphiques. Nous avons identifié les cinq plus couramment utilisés. 

Microsoft Visio

Logiciel de création de diagrammes polyvalent proposé par Microsoft qui propose une large gamme de modèles et de formes prédéfinies, y compris des symboles spécifiques pour les diagrammes de flux. 4,70 € /mois OU 14 € /mois

Lucidchart

Outil en ligne de création de diagrammes et de visualisation de processus qio offre une interface conviviale avec une variété de formes et de modèles prédéfinis pour faciliter la création de diagrammes de flux et permet la collaboration en temps réel. 8 € /mois (version gratutie disponible)

Draw.io

Outil gratuit en ligne pour la création de diagrammes qui offre une interface intuitive et propose une large gamme de formes et de symboles pour la création de diagrammes de flux. Gratuit

Gliffy

Logiciel en ligne pour créer des diagrammes de flux à travers une interface conviviale avec une variété de formes prédéfinies pour les diagrammes de flux. Cet outil permet également la collaboration en temps réel et l’intégration avec d’autres outils. 6 $/mois OU 8$/mois (selon le nombre d’utilisateurs)

SmartDraw

Logiciel de création de diagrammes polyvalent qui propose des fonctionnalités spécifiques pour les diagrammes de flux ainsi qu’une variété de modèles et de symboles prédéfinis. 8,25 $/mois OU 9,25 $/mois

Organigramme : Foire aux questions

Comment interpréter un organigramme et comprendre les informations qu’il véhicule Pour interpréter un organigramme et comprendre les informations qu’il véhicule, il est important de suivre les principaux éléments du diagramme et de comprendre leur signification . Voici quelques conseils:

Examinez l’ordre des étapes : suivez l’ordre des étapes pour comprendre la séquence logique des activités du processus. Les flèches entre les étapes indiquent la direction du flux, montrant comment les informations et les ressources se déplacent d’une étape à l’autre. 

Analysez les symboles et leur signification : comprenez la signification des symboles utilisés dans les organigrammes. En général, les rectangles représentent les étapes, les losanges, les décisions, les flèches les processus, et les cercles le début et la fin des processus. Des notes ou des explications supplémentaires peuvent fournir des informations contextuelles sur chaque étape. 

Identifiez les parties prenantes impliquées : identifiez les parties prenantes spécifiques mentionnées dans l’organigramme. Cela peut inclure les départements, les rôles ou les personnes impliquées dans le processus. Comprendre leurs rôles et leurs interactions avec le processus global. 

Analyse du flux d’informations : identifiez le flux d’informations entre les étapes. Cela comprend les intrants, les extrants, les décisions prises et les interactions entre les parties prenantes. Comprendre comment les informations sont communiquées et comment elles affectent le flux des processus. 

Recherchez les boucles, les conditions et les exceptions : identifiez les boucles, les conditions ou les branches dans les organigrammes qui peuvent indiquer des répétitions, des décisions conditionnelles ou des chemins alternatifs. Comprendre comment ces facteurs affectent le flux du processus global. 

Comment expliqueriez-vous l’organigramme à une personne extérieure au projet ? 

Pour expliquer l’organigramme à une personne extérieure au projet qu’il représente, nous recommandons ce qui suit :

  • Fournissez un contexte pour le diagramme en expliquant son importance dans la visualisation et la compréhension du processus. 
  • Utilisez un langage simple et des exemples spécifiques pour expliquer chaque élément du diagramme. 
  • Divisez le diagramme en étapes ou sections plus petites et expliquez chaque élément à tour de rôle. 
  • Mettre l’accent sur les connexions et les interactions entre les différentes phases et les acteurs. 
  • Utilisez des aides visuelles supplémentaires telles que des captures d’écran et des diagrammes simplifiés. 
  • Encouragez les questions et les discussions pour dissiper les malentendus. 
  • Résumez les points clés de l’organigramme et mettez en évidence les avantages de comprendre le processus dans son ensemble.

Quelle est la différence entre un diagramme de flux de processus et un organigramme? 

Un organigramme est une représentation visuelle de la structure hiérarchique d’une organisation. Il précise les relations de supervision et les niveaux de responsabilité entre les membres de l’organisation. Les organigrammes se concentrent sur les personnes et les relations plutôt que sur les étapes ou le flux d’activités dans un processus particulier. Par conséquent, les diagrammes de flux de processus sont utilisés pour représenter des processus spécifiques et les organigrammes sont utilisés pour représenter la structure hiérarchique d’une entreprise. Leurs visuels sont similaires, mais leurs objectifs ne sont pas les mêmes.

Existe-t-il des normes ou des pratiques à respecter lors de la création de diagrammes de flux ? 

Oui, il existe des normes et des pratiques spécifiques à prendre en compte lors de la création de diagrammes de flux.

BPMN (Business Process Model and Notation) : BPMN est une norme de notation graphique spécifiquement conçue pour représenter les processus métier. Il fournit une large gamme de symboles et de règles de modélisation pour représenter les étapes, les processus, les décisions, les événements, etc. Cette norme est largement utilisée dans le domaine de la gestion des processus métier. 

UML (Unified Modeling Language) : UML est un langage de modélisation graphique utilisé dans le développement de logiciels. Il fournit également des symboles et des règles de modélisation pour représenter les processus. Bien qu’UML soit principalement axé sur le développement de logiciels, il peut également être appliqué à la modélisation de processus métier. 

Six Sigma : Six Sigma est une technique d’amélioration des processus qui utilise des organigrammes pour analyser les inefficacités et les déviations des processus. Il fournit des conventions spécifiques pour représenter les étapes, les flux, les décisions, etc. et utilise des indicateurs tels que DMAIC (Définir, Mesurer, Analyser, Améliorer, Contrôler) pour guider l’analyse et l’optimisation. 

IDEF (Integration Definition) : IDEF est une famille de méthodes de modélisation utilisées dans l’ingénierie des systèmes et la gestion des processus. Les méthodes IDEF fournissent des conventions spécifiques pour représenter les processus et les interactions. Vous êtes maintenant familiarisé avec les organigrammes. Si vous avez des questions concernant ce sujet, n’hésitez pas à les poser dans la section des commentaires. je serai heureux de répondre.

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